Riadenie dokumentov

Systém riadenia dokumentov DMS - Document management system

Systém podporuje procesné riadenie dokumentácie v organizácii akéhokoľvek zamerania, veľkosti či organizačnej zložitosti. Zlepšuje celý cyklus tvorby a zdieľania dokumentov s dôrazom na efektívnosť a bezpečnosť spolupráce. Procesy sú voľne konfigurovateľné s možnosťou zapojenia interných pracovníkov aj externých partnerov len prostredníctvom internetového prehliadača. Systém podporuje štruktúrovanie dokumentov, kategorizáciu, verziovanie, schvaľovanie, vlastné číselníky, hromadný import a mnohé ďalšie funkcie.
PIC
Prínosy systému:
  • Správne dokumenty na správnom mieste v správnom čase.
  • Rýchlo implementovateľný a obľúbený medzi používateľmi.
  • Zdieľanie dokumentov rôznorodého typu, obsahu a formátu.
  • Úplná procesná podpora s pružným nastavením postupov.
  • Rastie s vašimi potrebami aj za hranicu riadenia dokumentov.

Hlavné funkcie systému

Zdroje dokumentov
  • Vytvorenie nového dokumentu manuálnym vyplnením formulárových polí.
  • Automatické importovanie z firemného úložiska elektronických súborov.
  • Papierové dokumenty či zásielky prostredníctvom skenovacích prístojov.
  • E-mailové správy s prílohami doručené na definované e-mailové adresy.
  • Univerzálny import cez databázu s načítaním metadát z iných systémov.
  • Priamy import dokumentového procesu (využívaný napríklad pri migrácii).
Manuálne operácie
  • Editácia riadiaceho záznamu dokumentu.
  • Zadanie úlohy vybranému pracovníkovi Schválenie dokumentu do používania.
  • Vykonanie vlastnej úlohy podľa zadania.
  • Zneplatnenie vybraného dokumentu a iné podľa špecifických požiadaviek.
Automatické operácie
  • Získavanie metadát z iných systémov v nastavených časoch.
  • Vytváranie logických väzieb medzi dokumentami navzájom.
  • Vytváranie väzieb dokumentov na ďalšie súvisiace procesy.
  • Sledovanie termínov vykonania úlohy s eskaláciou riešenia.
  • Verziovanie - samočinné zvýšenie verzie pri zmene súboru.
  • A iné podľa špecifických požiadaviek.
Register zmlúv
  • Zoznam a detaily zmlúv s hierarchickou viditeľnosťou záznamov z pohľadu manažérov
  • Uchovávanie zmluvnej dokumentácie formou elektronických príloh (skeny a iné súbory)
  • Úplný proces spracovania zmluvy: založenie, intervencia, odoslanie, akceptovanie, atď.
  • Rozsiahla funkcionalita pre triedenie, zoraďovanie a vyhľadávanie zmlúv v celom registri
  • Evidovanie histórie zmlúv: zmeny sprostredkovateľov, zúčtované provízie, upomienky
  • Podpora pre spravovanie upomienok a import dlžníckych zostáv od partnerov (xls, csv)
Prístupové práva
  • Viditeľnosť dokumentov (procesov) v hlavnom zozname.
  • Zobrazenie detailného prehľadu pre vybraný dokument.
  • Otváranie priložených fyzických súborov k dokumentu.
  • Špeciálne riešenie oprávnení pre tzv. "tajný dokument".
  • Práva na základe príslušnosti k organizačným zložkám.
  • Práva podľa kategorizácie dokumentov (typy a skupiny).
Ostatné funkcie
  • Parametrická notifikácia pracovníkov, napr. e-mailová správa o prijatí faktúry > 500 Eur.
  • Vlastná konfigurácia: importy, spoločnosti, kategórie dokumentov, typy príloh, a pod.
  • Jednoznačná identifikácia dokumentov s využitím čiarových či iných optických kódov.
  • Reporty ako štatistiky spracovaných dokumentov, prehľady vykonávaných úloh, a pod.
  • Priority pre riešenie úloh v správnom poradí na základe ich dôležitosti a naliehavosti.
  • Konfigurovateľnosť dokumentových procesov podľa špecifických potrieb organizácie.